Программное обеспечение Softphone превращает ваше устройство в корпоративный телефон через интернет. В этом руководстве я расскажу, что такое программное обеспечение Softphone, как работает приложение VoIP Softphone, какие преимущества оно даёт для удалённой работы и корпоративной телефонии, какие функции являются наиболее важными и как можно сравнить ведущих поставщиков, не переплачивая.
Основные выводы
- Программное обеспечение Softphone — это телефонное приложение для деловых звонков. которое позволяет совершать и принимать звонки с компьютера, планшета или смартфона.
- VoIP — это технология телефонных звонков, лежащая в основе приложения в то время как софтфон — это интерфейс, который вы используете каждый день.
- Настольный телефон — это физическое оборудование. но softphone — это программное обеспечение, что ускоряет и упрощает настройку.
- Программные телефоны помогают сократить расходы сократив закупки стационарных телефонов, работы по их установке и постоянное техническое обслуживание оборудования.
- Они идеально подходят для удалённой работы потому что ваша команда может использовать один и тот же бизнес-номер на настольных компьютерах и мобильных устройствах.
- Лучшие программы-софтфоны повышают производительность с такими функциями, как перевод звонков, голосовая почта, SMS, вызов по нажатию и CRM интеграция
- Не каждому покупателю нужны расширенные функции такие как прогнозирующий набор номера, углубленная аналитика или маршрутизация в контакт-центр.
- Правильный провайдер зависит от вашей конкретной задачи например, звонки для малого бизнеса, совместная работа удалённых команд, продажи и клиентский сервис.
- Качество интеграции имеет такое же значение, как и функциональные возможности потому что несоответствие рабочего процесса может замедлить работу вашей команды.
- Прежде чем покупать, протестируйте реальное качество звонков на ваших реальных устройствах, гарнитурах и сети.
Что такое программное обеспечение Softphone?
Простое определение программного обеспечения softphone
Программное обеспечение Softphone это программное обеспечение для телефонной связи, позволяющее совершать и принимать звонки через интернет вместо использования традиционной телефонной линии.
Большинство softphone работают с использованием VoIP (Voice over Internet Protocol — технология передачи голосовых вызовов через Интернет). Вместо физического телефона на вашем рабочем столе вы открываете приложение на ноутбуке, настольном компьютере, планшете или смартфоне и совершаете звонки с его помощью.
Мягкий телефон обычно включает те же базовые функции, которые вы ожидаете от обычного телефона, например: Цифровая клавиатура, контакты, голосовая почта, история звонков, удержание, перевод звонка и определитель номера. Многие инструменты также предлагают функции SMS, командного обмена сообщениями, видеозвонков и интеграции с бизнес-приложениями.
Основное отличие от настольный телефон просто. Стационарный телефон — это аппаратное обеспечение. Софтфон — это программное обеспечение. Это даёт вам больше гибкости, особенно если вы работаете удалённо или хотите избежать покупки дополнительного оборудования.
Распространённые функции часто включают:
- Набор и прием звонков
- Доступ к контактам и истории звонков
- Проверка голосовой почты
- Отправка SMS или внутренних сообщений
- Присоединение к видеовстречам на некоторых платформах
Простой пример: консультант может использовать приложение softphone на своём смартфоне и ноутбуке для обработки бизнес-звонков с одного корпоративного номера, не раскрывая при этом личный номер.
Какое программное обеспечение softphone используется для
Программное обеспечение Softphone обычно используется для:
- Внутренние звонки между сотрудниками офиса и удалёнными сотрудниками.
- Клиент звонит по вопросам продаж, поддержки и управления учётной записью.
- Предоставление фрилансерам или консультантам выделенного бизнес-номера.
- Обработка последующих звонков непосредственно из CRM или инструмента службы поддержки.
- Поддержка удалённой работы без отправки стационарных телефонов каждому сотруднику.
- Ведение деловой коммуникации в рамках одной виртуальной телефонной системы.
Главное преимущество просто: вы получаете корпоративную телефонию без необходимости устанавливать традиционный офисный телефон на каждом рабочем месте.
Где программное обеспечение для softphone вписывается в современные бизнес-коммуникации
Программные телефоны обычно являются лишь одной частью более крупной системы корпоративных коммуникаций. Часто они входят в состав более широкой облачной платформы для телефонных звонков или совместной работы.
Часто вы будете видеть программное обеспечение для softphone в составе:
- A Система телефонии VoIP
- A виртуальная телефонная система
- A UC Единые коммуникации — инструменты, объединяющие телефонные звонки, обмен сообщениями и проведение совещаний
- A UCaaS платформа (облачная единая система коммуникаций)
- A облачный контакт-центр для команд поддержки или продаж
На практике softphone — это клиентское приложение, которое используют ваши сотрудники. Более широкая платформа отвечает за телефонные номера, маршрутизацию звонков, обмен сообщениями, административные настройки и интеграции.
Как работает программное обеспечение Softphone?
Программное обеспечение Softphone использует технологию VoIP для совершения звонков
Softphone работает за счёт использования VoIP отправлять ваш голос через интернет.
Вот упрощённая версия того, что происходит:
- Вы говорите в микрофон устройства или гарнитуры.
- Приложение Softphone преобразует ваш голос в цифровые данные.
- Эти данные передаются через Интернет вашему провайдеру или телефонной системе.
- Другой человек почти мгновенно слышит ваш голос на своей стороне.
Приложение — это то, что вы видите и на что нажимаете. VoIP это то, что обеспечивает передачу звонка. Это различие важно при сравнении продуктов. Softphone — это не то же самое, что VoIP. Softphone — лишь один из способов использования VoIP.
Многие системы также используют SIP (Протокол инициации сеансов — стандарт для запуска и управления интернет-вызовами). В большинстве бизнес-инструментов вам не нужно управлять SIP самостоятельно, однако он часто работает «за кулисами».
Вот почему softphone-решения способны делать больше, чем старые телефонные линии. Как только звонки осуществляются через программное обеспечение, провайдеры могут добавлять такие функции, как запись разговоров, вызов по нажатию (click-to-dial), преобразование голосовой почты в электронные письма, обмен сообщениями и интеграция с CRM-системами — без необходимости в дополнительном оборудовании.
Устройства и интерфейсы, используемые приложением softphone
Приложения Softphone обычно поддерживают:
- Windows Настольные компьютеры и ноутбуки
- macOS Настольные компьютеры и ноутбуки
- iPhone и iPad в iOS
- Android телефоны и планшеты
- Softphone на основе браузера которые работают в Chrome или других веб-браузерах
Обычно вы можете общаться через:
- Встроенный микрофон и динамики
- USB-гарнитура
- Bluetooth-гарнитура
Эта настройка для нескольких устройств является одной из главных причин, по которой softphone так хорошо подходят для удалённых и гибридных команд.
Что необходимо пользователям для начала использования программного телефона
Чтобы начать использовать программное обеспечение softphone, обычно требуются следующие компоненты:
- Стабильное интернет-соединение
- Совместимый компьютер или смартфон
- Учётная запись с программным телефоном или провайдером VoIP
- Корпоративный номер или доступ к PBX (Участная АТС, корпоративная телефонная система)
- Необязательная гарнитура для улучшения качества звука
Для внедрения в бизнесе я рекомендую сначала выполнить несколько быстрых проверок:
- Протестируйте стабильность Wi-Fi в местах, где люди будут совершать звонки.
- Используйте качественные гарнитуры для ролей, связанных с обслуживанием клиентов.
- Убедитесь, что ваша сеть или брандмауэр не блокируют провайдера, если ваша ИТ-инфраструктура настроена строго.
- Протестируйте десктопное и мобильное приложения до подключения всей команды.
Что происходит во время обычного звонка через softphone
Обычный звонок через softphone обычно выглядит следующим образом:
- Войдите в приложение на своем компьютере, в браузере или мобильном устройстве.
- Откройте Цифровая клавиатура или выберите контакт.
- Начать звонок или ответить на входящий звонок.
- Используйте элементы управления, такие как отключение звука, постановка на удержание, перевод вызова, запись или переадресация во время разговора.
- Если ваш провайдер использует облачную систему или PBXвызов направляется через эту службу.
- После завершения звонка система может зарегистрировать его, сохранить запись или обновить данные в разделах «Голосовая почта» и «История звонков».
Для большинства пользователей это ощущение практически идентично использованию обычного телефона, только с дополнительными инструментами на экране.
Softphone против VoIP против стационарного телефона
Softphone против VoIP
В этом заключается различие, которое многие покупатели сначала путают.
A софтфон это приложение или программный интерфейс, который вы используете для совершения и управления звонками. VoIP это технология, обеспечивающая передачу таких звонков через интернет.
Подумайте об этом так:
- Софтфон: телефон на базе программного обеспечения
- VoIP: метод интернет-вызова, лежащий в его основе
Бизнес может использовать VoIP более чем одним способом. Например:
- Через приложение softphone на ноутбуке
- Через настольный телефон с поддержкой VoIP
- Через более крупную АТС или облачную телефонную систему
Таким образом, когда кто-то говорит, что ему нужен VoIP, на самом деле он может иметь в виду поставщика softphone, бизнес-телефонную систему или оба этих решения.
Softphone и стационарный телефон
A софтфон даёт вам гибкость. A настольный телефон предоставляет вам фиксированное физическое устройство.
Программные телефоны, как правило, проще развернуть. Ваша команда скачивает приложение, входит в учётную запись и начинает звонить. Такой подход хорошо подходит для удалённых команд, растущих компаний и бизнесов, которые хотят избежать дополнительных затрат на оборудование.
Стационарные телефоны по-прежнему оправданы в некоторых случаях. Администраторы на ресепшн, зоны регистрации, склады, общие рабочие места и некоторые офисные должности могут по-прежнему предпочитать выделенную трубку, которая всегда остаётся на одном месте.
Вот практический компромисс:
- Softphone лучше подходят для мобильности, быстрой настройки и снижения затрат на оборудование.
- Настольные телефоны лучше подходят для стационарных рабочих мест и пользователей, которые предпочитают традиционный способ совершения звонков.
Многие компании используют оба типа телефонов. Например, администраторы на ресепшене могут пользоваться стационарными телефонами, а менеджеры, сотрудники отдела продаж и удалённые сотрудники — программными телефонами (softphone) на ноутбуках и мобильных устройствах.
Сравнение программного телефона и аппаратного телефона в общих чертах
| Фактор | Программное обеспечение Softphone | Физический телефон |
|---|---|---|
| Мобильность | Высокий | Низкий |
| Первоначальная стоимость | Нижний | Выше |
| Техническое обслуживание | Более лёгкий | Больше обслуживания оборудования |
| Скорость развертывания | Быстрый | Медленнее |
| Масштабируемость | Простое добавление пользователей | Больше оборудования для покупки |
| Лучшее для | Удалённые команды, малый и средний бизнес, мобильные сотрудники | Ресепшн, стационарные рабочие места, общие рабочие места |
Многие компании используют гибридную конфигурацию для баланса между гибкостью и потребностями в фиксированном местоположении.
Ключевые преимущества программного телефона
Снижение затрат на оборудование и телекоммуникации
Одна из главных причин, по которой компании переходят на программное обеспечение softphone, — это стоимость.
Вам не нужно покупать физический настольный телефон для каждого сотрудника. Это сокращает первоначальные затраты на оборудование. Кроме того, вы снижаете объём работ по установке, расходы на замену устройств и время, затрачиваемое на управление оборудованием в разных локациях.
Это особенно важно для стартапов и небольших компаний. Если вы формируете команду, то каждый избежанный расход на оборудование помогает сохранить бюджет.
Реалистичный пример: если вы подключаете 20 удалённых сотрудников, настройка softphone позволяет им использовать уже имеющиеся ноутбуки и телефоны. Вам не нужно покупать, доставлять, устанавливать и обслуживать 20 стационарных телефонов. Это экономит деньги и устраняет трудности при внедрении.
Вам по-прежнему нужна подписка у провайдера, однако структура расходов обычно проще и легче масштабируется.
Улучшенная мобильность для удалённых и гибридных команд
Программные телефоны соответствуют современному стилю работы людей.
Ваша команда может принимать звонки с ноутбука из дома, отвечать на тот же рабочий номер с мобильного телефона в пути и оставаться на связи, не будучи привязанной к одному рабочему месту.
Это существенное преимущество для удалённой и гибридной работы. Кроме того, это помогает руководителям поддерживать последовательность коммуникации в разных локациях.
Практические преимущества включают:
- Приём бизнес-звонков из дома без раскрытия личного номера
- Переключение между настольным и мобильным устройствами в течение дня
- Доступность в любое время — вне зависимости от того, находитесь ли вы в офисе, дома или в командировке
- Использование одной платформы для общения всей команды
Некоторые провайдеры также предлагают функцию переключения вызовов, которая позволяет пользователям переводить активный вызов с одного устройства на другое. Это удобно, если пользователь начинает разговор за стационарным компьютером и ему нужно покинуть офис посреди звонка.
Более простое масштабирование для растущих команд
Программное обеспечение softphone проще масштабировать, чем аппаратные телефонные системы.
Если ваша команда растёт, вы обычно просто добавляете пользователей, назначаете им номера и обновляете разрешения в панели администратора. Нет необходимости ждать поставки и настройки новых стационарных телефонов.
Это особенно полезно для:
- Новые филиалы
- Сезонный набор персонала
- Распределенные команды
- Быстро растущие стартапы
- Онбординг подрядчиков
Поскольку многие программы-софтфонов работают в облаке, добавление или удаление рабочих мест обычно не вызывает затруднений. Это упрощает масштабирование и позволяет поддерживать системы связи в соответствии с потребностями бизнеса.
Повышенная производительность благодаря встроенным инструментам
Программные телефоны часто делают больше, чем просто базовые звонки. Именно в этом заключается значительная часть их повседневной ценности.
Вместо переключения между несколькими приложениями ваша команда может обрабатывать звонки, сообщения, голосовую почту и записи о клиентах в одном месте. Это экономит время и снижает количество пропущенных обращений.
Распространённые преимущества в плане повышения производительности:
- Перевод и переадресация звонков помогите быстро направлять диалоги.
- Голосовая почта и визуальная голосовая почта упростить проверку сообщений.
- SMS и мессенджеры поддерживайте быструю коммуникацию внутри одной и той же платформы.
- Нажми для звонка экономит время для команд продаж, работающих со страниц браузера или записей CRM.
- Запись разговора помогает в обучении, контроле качества и обеспечении подотчётности.
- Синхронизация CRM может автоматически регистрировать звонки и активность контактов.
- Видео и чат для команды сократить необходимость в отдельных инструментах в некоторых рабочих процессах.
Для отделов продаж программный телефон с интеграцией с CRM-системой может превратить список контактов в рабочую очередь звонков. Для отделов поддержки он позволяет хранить историю звонков, записи разговоров и заметки, связанные с записью о клиенте.
Лучшее разделение личной и рабочей коммуникации
Программное обеспечение Softphone помогает раздельно вести деловую и личную коммуникацию.
Это важно для фрилансеров, консультантов и сотрудников, использующих собственные телефоны. Вместо того чтобы разглашать личный номер, вы используете бизнес-номер через приложение.
Это дает вам:
- Более профессиональная идентификация звонящего
- Улучшенная конфиденциальность
- Один номер для бизнеса на нескольких устройствах
- Более чёткое разделение между рабочей и личной жизнью
Для фрилансеров это зачастую одна из самых простых и полезных функций.
Обязательные функции в программном телефоне
Основные функции звонков
Каждый софтфон должен хорошо обеспечивать базовые функции, прежде чем вы будете платить за расширенные дополнительные возможности.
Проверьте наличие этих основных функций для звонков:
- На удержании: Позволяет приостановить звонок, не завершая его.
- Передача: Перенаправляет звонящего на другого сотрудника или в другой отдел.
- Переадресация звонков: Перенаправляет звонки на другой номер или устройство.
- Голосовая почта: Фиксирует пропущенные звонки и сообщения.
- Определитель номера: Показывает, кто звонит, и какой номер отображается при исходящих звонках.
- Ожидание вызова: Оповещает пользователей о втором входящем звонке.
- Парковка вызова: Временно помещает звонок в общую очередь ожидания, если этого требует ваш рабочий процесс.
Мой совет: сначала протестируйте эти базовые функции. Навороченная платформа бесполезна, если повседневный процесс звонков вызывает ощущение неуклюжести.
Функции совместной работы и обмена сообщениями
Эти функции наиболее важны для удалённых команд и компаний, которые хотят сократить количество инструментов коммуникации.
Полезные функции совместной работы включают:
- Командный мессенджер: Хорошо подходит для быстрой внутренней коммуникации.
- Видеозвонки: Полезно, если ваша команда уже работает онлайн в режиме видеосвязи.
- Общие контакты: Упрощает использование корпоративных справочников.
- Статус присутствия: Показывает, доступны ли коллеги, заняты или отсутствуют.
- SMS: Полезно для обновлений клиентам, напоминаний и быстрых последующих действий.
Не каждой компании нужны все эти функции. Индивидуальному консультанту могут понадобиться только звонки и голосовая почта. Распределённой команде же могут быть особенно полезны обмен сообщениями, индикаторы присутствия и общие контакты.
Бизнес- и административные функции
Здесь бизнес-покупателям следует проявлять избирательность. Некоторые функции являются обязательными, другие важны только для более крупных команд или команд с высоким объёмом работы.
Ключевые бизнес-функции
- Запись разговора: Полезно для обучения, соблюдения требований и контроля качества.
- Визуальное голосовое сообщение: Упрощает просмотр и управление голосовой почтой.
- Маршрутизация вызовов: Перенаправляет звонки нужному пользователю или группе.
- IVR (Интерактивное голосовое меню (IVR), меню, которое слышат звонящие при выборе пунктов): Полезно для перенаправления входящих звонков.
- Аналитика и отчетность: Отображает активность звонков, пропущенные звонки и основные тенденции использования.
- Административные параметры: Управление пользователями, разрешениями, номерами и настройками.
Расширенные функции или функции для работы с большим объемом данных
- Детальная аналитика звонков: Лучше подходит для менеджеров, которым нужны более подробные отчёты об эффективности.
- Прогнозирующий набор номера: Более актуально для команд, осуществляющих массовые исходящие звонки.
- Управление очередью: Важно для сервисных команд и контакт-центров.
- Расширенная логика маршрутизации: Полезно для крупных служб поддержки.
Малые предприятия зачастую переплачивают в этом случае. Покупайте только то, что действительно необходимо для вашей текущей рабочей нагрузки, а не то, что может понадобиться в будущем — и вряд ли когда-либо понадобится.
Функции интеграции
Интеграции зачастую важнее дополнительного списка функций.
Программный телефон, который без проблем интегрируется с вашими существующими инструментами, экономит время каждый день. Инструмент с десятками функций, но слабой интеграцией в рабочие процессы, зачастую вызывает трудности.
Важные интеграции, которые необходимо проверить:
- Интеграция с CRM: Для систем вроде Salesforce или HubSpot
- Интеграция с системой поддержки: Для таких инструментов, как Zendesk
- Электронная почта и календарь: Полезно для планирования и последующих действий
- Поддержка PBX или SIP: Важно, если вы уже используете телефонную инфраструктуру
- API: Полезно для пользовательских рабочих процессов или более сложных бизнес-сред
Практические примеры:
- Менеджер по продажам нажимает на номер внутри Salesforce, и звонок автоматически регистрируется.
- Агент поддержки отвечает на звонок клиента и видит соответствующий тикет в Zendesk.
- Команда по эксплуатации продолжает звонить, подключаясь к существующей системе PBX или SIP.
Если качество интеграции низкое, softphone может превратиться в ещё одно изолированное приложение, которым ваша команда будет избегать.
Совместимость устройств и платформ
Перед выбором провайдера уточните, поддерживает ли он:
- Windows
- macOS
- iOS
- Android
- Доступ через браузер, если ваша команда предпочитает веб-приложения
Также оцените реальный пользовательский опыт. Некоторые поставщики формально поддерживают все платформы, однако их десктопное приложение может быть значительно лучше мобильного приложения или наоборот.
Кто должен использовать программное обеспечение Softphone?
Малый бизнес
A Softphone для малого бизнеса обычно имеет смысл, поскольку это снижает первоначальные затраты и упрощает настройку.
Вместо покупки оборудования и использования стационарных телефонных систем небольшие команды могут начать работу с ноутбуков, мобильных телефонов и облачного бизнес-номера. Это быстрее, дешевле и проще в управлении.
Практический пример: сервисная компания из пяти человек может настроить телефонные звонки, голосовую почту, маршрутизацию вызовов и SMS-сообщения без установки стационарных телефонов и оплаты сложных телекоммуникационных услуг.
Для малого и среднего бизнеса привлекательность очевидна:
- Более низкие стартовые затраты
- Быстрое развертывание
- Гибкий рост по мере расширения команды
Удалённые и гибридные сотрудники
Удалённые и гибридные сотрудники — одна из наиболее подходящих категорий пользователей для softphone.
Им нужен доступ к одному и тому же бизнес-номеру и инструментам для звонков независимо от их местоположения. Программный телефон (softphone) решает эту задачу, перенося бизнес-коммуникации на устройства, которые они уже используют.
Это лучше, чем привязка рабочих звонков к одному офисному столу или одному физическому телефону. Кроме того, это помогает командам сохранять последовательность работы, когда сотрудники делят своё время между домом и офисом.
Для компаний, создающих гибридные модели работы, программные телефоны зачастую являются наиболее практичным вариантом по умолчанию.
Команды продаж и поддержки клиентов
Softphone особенно полезны для команд, чья работа связана с постоянными телефонными звонками.
Команды по продажам
Менеджеры по продажам получают выгоду от функции «нажми, чтобы позвонить», интеграции с CRM, регистрации звонков, заметок и мобильного доступа. Это ускоряет выход на контакт и упрощает последующие действия. Если система также поддерживает SMS и запись разговоров, управление коммуникацией с потенциальными клиентами становится ещё проще — всё в одном месте.
Команды поддержки
Службы поддержки получают выгоду от истории звонков, маршрутизации, записи разговоров, обработки голосовой почты и совместного доступа к информации о взаимодействии с клиентами. Если программный телефон интегрирован с инструментом службы поддержки, операторы могут работать в одном интерфейсе, не переключаясь между разными системами.
Чем лучше интеграция и дизайн рабочего процесса, тем выше выгода для обеих команд.
Фрилансеры, консультанты и самостоятельные специалисты
Фрилансеры часто используют программные телефоны, чтобы получить бизнес-номер без создания полноценного офисного оборудования.
Это хорошо работает, если вы хотите выглядеть профессионально, сохранить конфиденциальность своего личного номера и принимать звонки как с телефона, так и с ноутбука. Для многих консультантов этого достаточно, чтобы выбрать простой тарифный план softphone вместо традиционной бизнес-линии.
Контакт-центры и сервисные команды
Некоторые платформы softphone разработаны специально для использования в колл-центрах, но не все из них.
Для служб поддержки с высоким объемом звонков полезными функциями могут быть:
- Маршрутизация звонков
- Управление очередью
- Запись
- Аналитика
- Прогнозирующий набор номера для исходящих рабочих процессов
Тем не менее, такой уровень инструментов зачастую избыточен для базовой настройки малого бизнеса. Выбирайте его только в том случае, если он действительно необходим для вашей деятельности.
Когда использование программного обеспечения для софтфона наиболее оправдано
Замена дорогостоящих стационарных телефонов
Программные телефоны (softphones) оправданы, когда вы хотите заменить устаревшие настольные телефоны, не тратясь на полную замену аппаратного обеспечения. Если текущая инфраструктура дорого обходится в обслуживании или её сложно масштабировать, переход на программные решения для телефонии позволит сократить расходы и упростить управление.
Поддержка удалённых сотрудников без дополнительного оборудования
Если вам необходимо быстро наладить поддержку удалённых сотрудников, внештатных специалистов или временного персонала, программные телефоны (softphones) — это оптимальное решение. Вы можете внедрить телефонную связь через приложение вместо отправки физических телефонов, настройки рабочих мест и управления материальными запасами.
Добавление корпоративных звонков на ноутбуки и мобильные телефоны
Программные телефоны (softphones) полезны, когда ваша команда уже работает на ноутбуках и мобильных телефонах. Они добавляют функцию бизнес-телефонии к устройствам, которые сотрудники используют ежедневно — независимо от того, следуете ли вы модели BYOD («принеси своё устройство») или выдаёте сотрудникам корпоративное оборудование.
Централизация коммуникации на одной платформе
Если вашему бизнесу нужны голосовая связь, SMS, командный обмен сообщениями и иногда видеосвязь в одном месте, программное обеспечение для softphone поможет централизовать коммуникации. Это сокращает количество используемых инструментов и обеспечивает пользователям единый, более понятный рабочий процесс.
Как выбрать лучшее программное обеспечение для softphone
Начните с основного варианта использования
Правильный софтфон начинается с проблемы, которую вам нужно решить.
Сценарии использования обычно относятся к нескольким четким категориям:
- Телефонная система для малого бизнеса: Вам нужны недорогие бизнес-звонки, голосовая почта и простая маршрутизация.
- Настройка удалённой команды: Вам необходимы мобильный и настольный доступ с простым развертыванием.
- Продажи и выход на контакт: Вам необходимы функции «нажми для звонка», интеграция с CRM и регистрация звонков.
- Операции службы поддержки или контакт-центра: Вам нужны маршрутизация, очереди, отчёты и записи звонков.
Это самый быстрый способ ответить на такие вопросы, как Какое лучшее программное обеспечение для softphone подойдёт для малого бизнеса? или Как настроить softphone для удалённых сотрудников?
Избегайте излишних покупок. Многим командам нужны лишь надежные базовые функции, поддержка мобильных устройств и одна–две ключевые интеграции.
Проверьте совместимость и варианты развертывания
Перед составлением краткого списка инструментов проверьте:
- Поддержка ОС для Windows, macOS, iOS, и Android
- Предоставляет ли провайдер доступ с настольных компьютеров, мобильных устройств и веб-браузеров
- Является ли система облачной
- Работает ли он с вашей текущей PBX или SIP настройка при необходимости
- Достаточно ли проста настройка администратора для вашей команды
Не полагайтесь исключительно на страницы с описанием функций. Протестируйте приложение на реальных устройствах, которые используют ваши сотрудники. Платформа может выглядеть превосходно на бумаге, но при этом работать нестабильно в macOS, на мобильных устройствах или в браузере.
Определите приоритетность функций, которые вы действительно будете использовать
Хороший способ выбора — сгруппировать функции по трём уровням.
Обязательно
- Вызов
- Голосовая почта
- Передача
- Переадресация
- Идентификатор абонента
- Поддержка мобильных устройств и настольных компьютеров
Полезное
- SMS
- Командный мессенджер
- Видео
- Общие контакты
- Базовая отчетность
- Интеграция CRM
Необязательно
- Предиктивный набор номера
- Глубокая аналитика
- Расширенная маршрутизация
- Рабочие процессы контакт-центра
- Пользовательские настройки с интенсивным использованием API
Это помогает вам сохранять концентрацию и избегать тарифных планов с избыточным набором функций, которые увеличивают стоимость без реальной пользы.
Проверьте интеграции с существующими инструментами
Если softphone не вписывается в ваш рабочий процесс, ваша команда будет ощущать это каждый день.
Проверьте, интегрируется ли это с:
- CRM-системы
- Инструменты службы поддержки
- Инструменты электронной почты и календаря
- Существующие телефонные системы
- Среды PBX или SIP
Примеры:
- Команде продаж может потребоваться быстрый набор и автоматическое ведение журнала звонков внутри CRM.
- Службе поддержки может потребоваться привязка звонков от клиентов непосредственно к заявкам и истории взаимодействия.
Во многих случаях качество интеграции важнее наличия ещё одной функции.
Сравните цены, масштабируемость и поддержку
Не сравнивайте тарифные планы только по ежемесячной цене.
Посмотрите:
- Для каждого пользователя ценообразование
- Ограничения по уровням функций
- Плата за подключение или настройку
- Продолжительность контракта
- Цены на продление
- Доступность номеров
- Стоимость дополнений
- Масштабируемость по мере вашего роста
- Часы поддержки и каналы поддержки
Самый дешевый тарифный план может обойтись дороже, если в нем отсутствуют базовые функции и позже потребуется переход на более дорогой план. Также рекомендую уточнить, предоставляет ли поставщик оперативную поддержку в период внедрения. Часто это имеет большее значение, чем ожидают покупатели.
Учитывайте качество звонков и безопасность
Качество звонка зависит как от провайдера, так и от вашей среды.
Надежный провайдер помогает, однако на результаты также влияют ваша собственная сеть, стабильность Wi-Fi и качество гарнитуры. Именно поэтому важны пробные периоды.
Проверьте:
- Стабильная работа интернета
- Хорошее качество гарнитуры
- Работоспособность и надёжность провайдера
- Шифрование звонков и данных
- Управление правами администратора
- Единообразие интерфейса на мобильных устройствах и ПК
Если возможно, запустите тесты в реальной корпоративной сети вашей компании перед фиксацией изменений. Это лучший способ выявить скрытые проблемы на раннем этапе.
Лучшие программы-софтфоны, которые стоит рассмотреть
На что обратить внимание при выборе провайдера до сравнения вариантов
Прежде чем рассматривать поставщиков, используйте один и тот же контрольный список для оценки каждого из них:
- Простота использования
- Поддержка устройств
- Основные функции звонков
- Качество для мобильных устройств и настольных компьютеров
- Варианты интеграции
- Прозрачность ценообразования
- Средства контроля безопасности
- Качество поддержки
- Подходит для вашего бизнеса любого масштаба и рабочих процессов
Это не позволяет вам выбирать исключительно на основе бренда.
Лучшие программы-софтфонов для бизнес-пользователей
Лучший вариант зависит от численности команды, рабочих процессов и бюджета. Ниже приведены основные варианты, которые стоит рассмотреть бизнес-пользователям.
1. RingCentral
- Лучшее для: Бизнесы, которым нужна единая платформа для коммуникаций
- Ключевые преимущества: Мощные функции звонков, обмена сообщениями и видеосвязи, широкие возможности интеграции, зрелые административные инструменты и надежная ориентация на бизнес
- Ограничения: Может показаться дорогим для небольших команд, а в некоторых тарифных планах добавлены функции, которые большинство небольших покупателей не будут использовать.
- Позиционирование цен: Средний и премиальный
- Лучшее соответствие / Пропустить, если: Лучше всего подходит для малых и средних предприятий и команд среднего размера, которым нужна единая платформа для телефонных звонков и совместной работы. Пропустите, если вам нужен только простой бизнес-номер и базовая обработка звонков.
RingCentral — отличный выбор, если вы предпочитаете единое решение вместо автономного softphone. Он подходит компаниям, которым нужен потенциал для роста и которые хотят работать с проверенным брендом в сфере корпоративных коммуникаций. Однако для небольших компаний это означает более высокую стоимость и повышенную сложность.
2. 8×8
- Лучшее для: Бизнесы с потребностями в международной коммуникации
- Ключевые преимущества: Мощная бизнес-телефония, ориентация на международный рынок, широкий набор функций, подходит для распределённых команд
- Ограничения: Настройка и выбор тарифного плана могут показаться менее простыми для очень небольших команд
- Позиционирование цен: Средний уровень до премиум-класса в зависимости от потребностей
- Лучшее соответствие / Пропустить, если: Лучше всего подходит для организаций с международными командами или потребностями в международных звонках. Пропустите, если вам нужна максимально простая настройка.
8×8 выделяется, когда важен международный охват. Его часто выбирают компании, которым необходимы бизнес-звонки, совместная работа и глобальное покрытие в рамках одного сервиса. Для базовых локальных потребностей малого и среднего бизнеса он может оказаться избыточным.
3. Nextiva
- Лучшее для: Бизнесы, которым нужна ориентированная на сервис платформа для бизнес-коммуникаций
- Ключевые преимущества: Хорошая репутация в сфере поддержки бизнеса, надежные базовые функции телефонии, полезные административные инструменты, широкая популярность среди малого и среднего бизнеса
- Ограничения: Предпочтения в отношении интерфейса различаются, и некоторым пользователям упаковка тарифных планов может показаться менее понятной по сравнению с более простыми конкурентами.
- Позиционирование цен: Средний уровень
- Лучшее соответствие / Пропустить, если: Лучше всего подходит для малых и средних предприятий, которым нужны надежные бизнес-коммуникации с поддержкой. Пропустите, если вам нужен только легковесный и недорогой вариант.
Nextiva часто включают в короткий список компании, которым важны надежность и поддержка клиентов. Это не самый яркий вариант, однако он хорошо подходит для решения практических бизнес-задач.
4. Zoom Phone
- Лучшее для: Команды уже сосредоточены на Zoom
- Ключевые преимущества: Естественная интеграция с Zoom Meetings, привычный интерфейс и простое развертывание для существующих пользователей Zoom
- Ограничения: Менее убедительно, если ваш бизнес еще не тесно интегрирован с Zoom
- Позиционирование цен: Средний уровень
- Лучшее соответствие / Пропустить, если: Лучше всего подходит командам, которые уже ежедневно используют Zoom и хотят добавить функцию бизнес-звонков. Пропустите этот вариант, если вам нужна более широкая функциональность бизнес-телефона без ориентации на рабочий процесс Zoom.
Zoom Phone наиболее привлекателен, если ваша команда уже использует Zoom. В этом случае добавление функции телефонных звонков кажется простым и эффективным решением. Если же нет, другие провайдеры могут предложить более продуманные рабочие процессы, ориентированные в первую очередь на телефонную связь.
5. Dialpad
- Лучшее для: Команды и компании, ориентированные на мобильные устройства, которые хотят современный опыт использования softphone
- Ключевые преимущества: Чистый интерфейс, высокая удобность использования на мобильных устройствах, бизнес-мессенджинг, современный дизайн рабочих процессов
- Ограничения: Некоторые расширенные функции или интеграции могут требовать более высоких тарифных планов, а предпочтения в отношении позиционирования с акцентом на ИИ различаются.
- Позиционирование цен: Средний уровень
- Лучшее соответствие / Пропустить, если: Лучше всего подходит для стартапов, удалённых команд и компаний, которые хотят современный интерфейс приложения. Пропустите, если вы предпочитаете более традиционный телефонный интерфейс.
Dialpad часто привлекает покупателей, которые хотят получить свежий, ориентированный на приложения опыт. Особенно легко полюбить этот сервис, если ваша команда мобильна, распределена по разным местам и комфортно чувствует себя в программных рабочих процессах.
6. Grasshopper
- Лучшее для: Самозанятые специалисты и микро-бизнесы
- Ключевые преимущества: Простая настройка, поддержка корпоративных номеров, понятный интерфейс, низкий порог входа
- Ограничения: Меньше функциональных возможностей по сравнению с более универсальными платформами UC или платформами, ориентированными на контакт-центры
- Позиционирование цен: Бюджет — от низкого до среднего уровня
- Лучшее соответствие / Пропустить, если: Лучше всего подходит для фрилансеров, консультантов и небольших команд. Пропустите, если вам нужны более глубокие интеграции, функции совместной работы или расширенные административные возможности.
Grasshopper не стремится быть универсальным решением. Именно поэтому он хорошо подходит для самостоятельных пользователей, которым в первую очередь нужен профессиональный бизнес-номер, обработка звонков и простота использования.
7. Ooma Office
- Лучшее для: Простой способ звонков для малого и среднего бизнеса
- Ключевые преимущества: Простые функции бизнес-телефонии, интуитивно понятная настройка, удобно для небольших офисов
- Ограничения: Может не соответствовать более широкой программной экосистеме крупных платформ унифицированных коммуникаций
- Позиционирование цен: Бюджетный и средний ценовой сегмент
- Лучшее соответствие / Пропустить, если: Лучше всего подходит для малого бизнеса, которому нужны практичные функции телефонных звонков без излишней сложности. Пропустите, если вам требуются более продвинутые интеграции или возможности корпоративного уровня.
Ooma Office зачастую является разумным выбором для небольших предприятий, которым нужны надежные базовые функции и адекватные цены. Эта система более практична, чем амбициозна — и это плюс для многих покупателей из числа малого и среднего бизнеса.
8. Ringover
- Лучшее для: Команды продаж и поддержки, которым нужна облачная телефония с инструментами для автоматизации рабочих процессов
- Ключевые преимущества: Акцент на продажах и поддержке, интеграция с CRM, облачные звонки, полезные функции для деловой коммуникации
- Ограничения: Возможно, избыточен по функциональности для простого использования одним человеком или микробизнесом
- Позиционирование цен: Средний уровень
- Лучшее соответствие / Пропустить, если: Лучше всего подходит командам, взаимодействующим с клиентами и нуждающимся в более эффективной поддержке рабочих процессов. Пропустите, если ваши потребности ограничиваются базовыми звонками и голосовой почтой.
Ringover становится более привлекательным, когда звонки являются частью структурированного бизнес-процесса. Если вашим менеджерам по продажам или агентам поддержки требуется интеграция и возможность отслеживать работу команды, Ringover выглядит ещё более привлекательным решением.
9. Zoiper
- Лучшее для: Технические пользователи или среды на основе SIP
- Ключевые преимущества: Настраиваемый SIP-софтфонгибкий вариант для пользователей, которые хотят контролировать настройки; работает в конфигурациях, использующих учетные данные SIP
- Ограничения: Менее удобен для новичков, не идеален для покупателей, которые ищут готовую комплексную бизнес-платформу
- Позиционирование цен: Более низкая стоимость — средний ценовой диапазон в зависимости от конфигурации
- Лучшее соответствие / Пропустить, если: Лучше всего подходит техническим пользователям или компаниям, у которых уже есть потребности в SIP/PBX. Пропустите, если вам нужен интуитивно понятный телефонный сервис для бизнеса массового применения.
Zoiper часто выбирают люди, которые точно знают, что им нужно от SIP-софтфона. Это не самый простой вариант для нетехнических покупателей, но в правильной конфигурации он может быть очень полезен.
10. Five9
- Лучшее для: Контакт-центры и крупные службы поддержки
- Ключевые преимущества: Фокус на контакт-центре, маршрутизация, аналитика, рабочие процессы операторов, интеграция с CRM, глубокие возможности облачных операций
- Ограничения: Слишком много функций в платформе для большинства небольших компаний, которым нужен простой способ совершения звонков
- Позиционирование цен: Премиум
- Лучшее соответствие / Пропустить, если: Лучше всего подходит для серьёзных служб поддержки или колл-центров. Пропустите, если вам нужен только базовый softphone для небольшого бизнеса.
Five9 — это не обычная телефонная программа для малого и среднего бизнеса. Она разработана специально для контакт-центров. Это делает её мощным решением для команд, чья работа связана с оказанием услуг, но избыточной для базовых задач бизнес-телефонии.
Сравнительная таблица: лучшие инструменты в общем обзоре
| Поставщик | Лучшее для | Основные функции | Поддержка мобильных устройств и настольных компьютеров | Интеграции | Стартовый ценовой диапазон | Основной недостаток |
|---|---|---|---|---|---|---|
| RingCentral | Универсальные бизнес-коммуникации | Звонки, сообщения, видеосвязь, административные инструменты | Сильный | Широкий | Средний и премиальный | Может быть дорого для небольших команд |
| 8×8 | Международные бизнес-звонки | Звонки, совместная работа, глобальная поддержка | Сильный | Хорошо | Средний и премиальный | Менее просто для очень небольших команд |
| Nextiva | Малые и средние предприятия, ориентированные на обслуживание клиентов | Звонки, маршрутизация, административные функции | Сильный | Хорошо | Средний уровень | Структура тарифного плана может показаться менее простой |
| Zoom Phone | Команды, ориентированные на Zoom | Звонки, маршрутизация, интеграция с Zoom | Сильный | Хорошо | Средний уровень | Лучше всего подходит, если вы уже используете Zoom |
| Наборная панель | Современные мобильные команды | Звонки, обмен сообщениями, рабочие процессы с приоритетом приложений | Сильный | Хорошо | Средний уровень | Расширенные функции могут стоить дороже |
| Grasshopper | Отдельные пользователи и микробизнесы | Рабочий номер, обработка звонков, голосовая почта | Хорошо | Ограниченный до умеренного | Бюджет — от низкого до среднего уровня | Меньше функций |
| Ooma Office | Простое использование для малого и среднего бизнеса | Звонки, голосовая почта, маршрутизация | Хорошо | Умеренный | Бюджетный и средний ценовой сегмент | Менее широкая экосистема |
| Ringover | Команды продаж и поддержки | Звонки, функции CRM, инструменты для команды | Сильный | Хорошо | Средний уровень | Более чем базовым пользователям может потребоваться |
| Zoiper | Пользователи SIP/PBX | Исходящие звонки через SIP-софтфон | Зависит от настройки | Ориентированный на SIP | Низкий и средний ценовой сегмент | Менее удобно для новичков |
| Пять9 | Контакт-центры | Маршрутизация, аналитика, инструменты для операторов | Сильный | Сильный | Премиум | Избыточно для базового использования малым и средним бизнесом |
Используйте эту таблицу, чтобы сузить список, а затем проверьте тарифные планы и доступ к функциям на сайте поставщика.
Как выбрать подходящий softphone для ваших нужд
Используйте свой профиль покупателя, чтобы быстро сузить список:
- Малый бизнес: Начните с Nextiva, Ooma Office или RingCentral.
- Удалённая команда: Ознакомьтесь с Dialpad, RingCentral или Zoom Phone.
- Команда продаж или поддержки: Выберите один из вариантов: Ringover, Dialpad или RingCentral.
- Контактный центр: Сфокусируйтесь на Five9 или других инструментах, ориентированных в первую очередь на контакт-центры.
- Покупатель с ограниченным бюджетом: Ознакомьтесь с Grasshopper, Ooma Office или Zoiper в зависимости от вашей конфигурации.
- Среда SIP/PBX: Внимательно изучите Zoiper и инструменты, ориентированные на совместимость.
Затем выполните этот 3-шаговый процесс:
- Ограничьте выбор до 2–3 провайдеров, исходя из вашей задачи.
- Протестируйте их на своих реальных устройствах, гарнитурах и в сети.
- Сравните качество звонков, удобство использования приложения, интеграции и настройку административной панели перед покупкой.
Распространённые ошибки, которых следует избегать при выборе программного обеспечения для softphone
Выбор исключительно на основе цены
Недорогие тарифные планы часто выглядят привлекательно, пока вы не заметите отсутствие базовых функций, таких как маршрутизация звонков, поддержка мобильных устройств или интеграции. Недорогой тарифный план может создать дополнительные трудности и вынудить вас позже перейти на более дорогой план, что увеличит реальную стоимость.
Игнорирование потребностей в интеграции
Если Softphone плохо интегрируется с вашей CRM-системой, системой поддержки или календарём, производительность быстро падает. Команды теряют время на переключение между окнами, ручной ввод данных о звонках и поиск контекста клиента.
Переплата за расширенные функции, которыми вы не будете пользоваться
Многим малым предприятиям не нужны корпоративные пакеты, углублённая аналитика или продвинутые инструменты контакт-центра. Оплата функций, которыми ваша команда никогда не пользуется, — это потраченные впустую средства.
Не проверяется поддержка устройств и пользовательский опыт
Поставщик может заявлять, что поддерживает все основные платформы, однако реальное качество приложений может сильно различаться. Обязательно протестируйте версии для настольных ПК, мобильных устройств и браузеров — те, которыми ваша команда будет пользоваться чаще всего.
Игнорирование поддержки, времени безотказной работы и безопасности
Плохая поддержка и низкая надежность обходятся дорого, когда телефонные звонки имеют критическое значение для бизнеса. Оцените ожидаемое время безотказной работы, стандарты безопасности и возможности администрирования до того, как вы примете решение, а не после начала проблем с внедрением.
Часто задаваемые вопросы
Что такое программное обеспечение softphone?
Программное обеспечение Softphone — это телефонное приложение на базе программного обеспечения, которое позволяет совершать и принимать звонки через интернет с помощью компьютера, планшета или смартфона. Большинство softphone используют VoIP обрабатывать эти звонки.
Является ли программное обеспечение softphone тем же самым, что и VoIP?
Нет. Softphone — это приложение, которое вы используете. VoIP это технология, позволяющая передавать голосовые вызовы через Интернет. Softphone — один из способов использования VoIP.
Нужно ли специальное оборудование для использования softphone?
Обычно нет. Вы можете использовать компьютер или смартфон с подключением к интернету. Гарнитура необязательна, но настоятельно рекомендуется для обеспечения лучшего качества звонков.
Могу ли я использовать программное обеспечение softphone как на компьютере, так и на мобильном устройстве?
Да. Большинство провайдеров поддерживают настольные и мобильные приложения для всех платформ Windows, macOS, iOS, и AndroidНекоторые из них также предлагают доступ через браузер и синхронизированные звонки на всех устройствах.
Хорошо ли подходит программное обеспечение softphone для малого бизнеса?
Да. Программное обеспечение Softphone часто хорошо подходит для небольших предприятий, поскольку оно снижает затраты на оборудование, поддерживает удалённую работу и упрощает развертывание и масштабирование корпоративных телефонных звонков.
Заключение
Итоговый вывод
Программное обеспечение Softphone обеспечивает бизнес-звонки через программу вместо аппаратного офисного телефона. Для многих компаний это означает снижение затрат, повышение мобильности, упрощение масштабирования и оптимизацию рабочих процессов с помощью таких инструментов, как Интеграция CRM и общие функции общения.
Лучший вариант зависит от того, как вы работаете. Индивидуальному консультанту требуется нечто совершенно иное по сравнению с командой поддержки или контакт-центром.
Выберите 2–3 провайдера, соответствующих вашему варианту использования, протестируйте их бесплатно и оцените качество звонков, интеграции и удобство администрирования перед тем, как принять окончательное решение.
Подробнее Оптимизация операций и CX
Смотреть все →
Автоматический телефонный набор 8×8: исходящие режимы, интеграции и соответствие требованиям
Если вы оцениваете автодозвонщик 8x8, данное руководство поможет вам быстро определить, подходит ли он для ваших целей в сфере исходящих звонков, рабочих процессов вашей команды и требований к соблюдению нормативных актов. Вы получите четкое представление о режимах дозвона, интеграциях, отчетности, а также о практических компромиссах, имеющих значение до того, как вы запросите демонстрацию или начнете сравнение поставщиков. Ключевые выводы Автодозвонщик 8x8 — это облачный инструмент для исходящих звонков, созданный…
Значение термина «Web Caller»: JavaScript, инструменты для совершения звонков или порталы
«Веб-звонящий» может означать совершенно разные вещи. В этом руководстве вы быстро определите нужное значение и не потратите время на переход по неправильной ссылке. Если вы имеете в виду проблему с JavaScript, платформу для звонков из браузера или конкретный портал или учебную страницу, в приведённых ниже разделах чётко указано, какое действие следует предпринять дальше. Ключевые выводы: термин «веб-звонящий» обычно относится к Function.prototype.caller,…
Что такое вспомогательный дозвон? Как он работает, преимущества и примеры использования
Ассистированный набор номера помогает командам продаж, менеджерам по работе с потенциальными клиентами (SDR), отделам RevOps и руководителям колл-центров увеличить количество живых разговоров, не заставляя сотрудников тратить часы на ручной набор номеров. В этом руководстве объясняется, что такое ассистированный набор номера, как он работает, почему команды его используют, чем он отличается от других типов автотелефонных систем и когда он подходит для вашего процесса исходящих звонков. Ключевые выводы…
English 
Russian 
Chinese